Οδηγός - Κανονισμός οργάνωσης συνεδρίων - 1. Πρόταση Οργάνωσης

Η πρόταση για την οργάνωση ενός συνεδρίου της ΕΝΕΔΙΜ κατά το έτος Χ αποστέλλεται ή κατατίθεται στον Πρόεδρο ή στον Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου (ΔΣ) της Ένωσης από ομάδα τουλάχιστον δύο μελών της Ένωσης, ένα εκ των οποίων θα πρέπει να είναι μέλος ΔΕΠ σε ΑΕΙ της Ελλάδος ή της Κύπρου, μέχρι τις 12:00 της ημέρας της Γενικής Συνέλευσης που πραγματοποιείται στο πλαίσιο των εργασιών του Χ-2 συνεδρίου της.

Η πρόταση συζητιέται στο ΔΣ, το οποίο θα πρέπει να καταλήξει σε σχετική απόφαση πριν τη Γενική Συνέλευση (ΓΣ), που πραγματοποιείται στο πλαίσιο των εργασιών του Χ-2 συνεδρίου της Ένωσης και ανακοινώνεται στους συνέδρους.

Ένα τουλάχιστον από τα μέλη της ομάδας που υποβάλει το σχετικό αίτημα στο ΔΣ δεσμεύεται να παρακολουθήσει τις εργασίες του Χ-2 συνεδρίου.

Στο ΔΣ κατατίθεται πρόταση, στην οποία θα πρέπει να αναφέρονται:

• Τόπος και φορέας/ φορείς οργάνωσης
• Κτιριακή και τεχνική υποδομή: εγκαταστάσεις και χώροι όπου προγραμματίζεται να λάβουν μέρος οι εργασίες του συνεδρίου
• Θέμα: κεντρικό θέμα του συνεδρίου και εξειδίκευση θεαματικών (υπο)περιοχών
• Προτεινόμενες ημερομηνίες: η διάρκεια των εργασιών του συνεδρίου, το οποίο πραγματοποιείται κάθε 2 χρόνια, είναι 3 ημέρες, που τοποθετούνται στο δίμηνο πριν τις γιορτές των Χριστουγέννων. Από τη στιγμή που θα συμφωνηθούν, οι ημερομηνίες, δεν μπορούν να αλλάξουν χωρίς την έγκριση του ΔΣ.
• Ομάδα τοπικής υποστήριξης: άτομα από τον φορέα ή τους φορείς που θα εμπλακούν στην οργάνωση του συνεδρίου και την ευρύτερη περιοχή πραγματοποίησής του, τα οποία θα στελεχώσουν την Τοπική Οργανωτική Επιτροπή.
• Ενδεχόμενες πηγές οικονομικής υποστήριξης
• Ιστολόγιο του συνεδρίου: τεχνικά και οργανωτικά στοιχεία
• Πρακτικά του συνεδρίου: στοιχεία σχετικά με τις προδιαγραφές, την επιμέλεια, την έκδοση και το κόστος της έντυπης και της ηλεκτρονικής έκδοσής τους (στο βαθμό που αυτό είναι δυνατό).

Οικονομικά: γενικά στοιχεία σχετικά με το κόστος εγγραφής/συμμετοχής, κόστος διαμονής/ξενοδοχείων, με ιδιαίτερη έμφαση στη διαθεσιμότητα τιμών και υπηρεσιών, κόστος διαχείρισης του πακέτου μετακίνηση-διαμονή- διατροφή, κτλ.