Το Διοικητικό Συμβούλιο (ΔΣ) είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση όλων των θεμάτων που αφορούν στην ΕνΕΔιΜ.
Το ΔΣ συνεδριάζει υπό την προεδρία του Προέδρου της Ένωσης και σε περίπτωση απουσίας του, υπό την προεδρία του Αναπληρωτή Προέδρου.
Το ΔΣ αποτελείται από τον Πρόεδρο και 8 μέλη, τα οποία εκλέγονται σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται από το Καταστατικό της Ένωσης.
Το ΔΣ έχει τη δυνατότητα να προσκαλέσει μέλη της Ένωσης εκτός αυτών του ΔΣ, για να συμβάλουν σε τομείς εργασίας της αρμοδιότητάς του για διάστημα που δεν ξεπερνά τα τρία έτη.
Τα μέλη του ΔΣ οργανώνονται σε πέντε βασικές Ομάδες Αρμοδιοτήτων (ΟΑ): Διοίκησης, Οικονομικών, Επιστημονικών Δημοσιεύσεων, Συντονισμού Μόνιμων Επιτροπών (ΜΕ) και Τομέων Ειδικού Ενδιαφέροντος (ΤΕΕ), Δημοσιότητας και Οργάνωσης Συνεδρίων & Επιστημονικών Συναντήσεων. Κάθε μέλος μπορεί να ανήκει σε περισσότερες από μία ΟΑ.
Το περιεχόμενο του έργου των ΟΑ και η διαδικασία υλοποίησής του έχουν ως εξής:
- Αναζήτηση και εντοπισμός αποτελεσματικών προσεγγίσεων στα ζητήματα ευθύνης τους
- Ανάθεση εργασίας σε συγκεκριμένα μέλη του ΔΣ ή γενικότερα της Ένωσης, τα οποία θα μπορούσαν αποδεδειγμένα να συμβάλουν προς την επιθυμητή κατεύθυνση.
- Υποβολή έκθεσης επί του πεπραγμένου έργου προς το ΔΣ, με σχετική πρόταση
- Σχετική απόφαση του Δ.Σ.
Οι περιοχές ευθύνης καθεμιάς από τις Ομάδες Αρμοδιοτήτων έχουν ως εξής:
α. Διοίκησης
- Όλα τα θέματα οργάνωσης και διοίκησης της Ένωσης, όπως οι συνεδρίες του ΔΣ, της ΓΣ, κτλ.
- Θέματα συμμετοχής και αντιπροσώπευσης της Ένωσης σε εθνικό και διεθνές επίπεδο
- Θέματα της ιστοσελίδας, του NewsLetter και της καθημερινής διαχείρισης της Ένωσης.
β. Οικονομικών
- Θέματα εισροής, δαπανών και γενικότερα διαχείρισης των οικονομικών πόρων της Ένωσης.
- Θέματα συγκρότησης, υλοποίησης και ελέγχου ετήσιων προϋπολογισμών της Ένωσης.
- Θέματα προϋπολογισμού συνεδρίων.
- Θέματα διακίνησης τραπεζικού λογαριασμού της Ένωσης (είδος λογαριασμού, πιθανές επενδύσεις, κτλ).
γ. Επιστημονικών Δημοσιεύσεων
- Θέματα που συνδέονται με το επιστημονικό περιοδικό της Ένωσης.
- Θέματα σχετικά με τα Πρακτικά των συνεδρίων (διαδικασίες κρίσης εργασιών, κτλ.).
- Θέματα που αφορούν στην έντυπη και ηλεκτρονική αρθρογραφία, που αποτελεί προϊόν της επιστημονικής δραστηριότητας της Ένωσης.
δ. Συντονισμού ΜΕ & ΤΕΕ
- Θέματα οργάνωσης και συντονισμού των Μόνιμων Επιτροπών και των ΤΕΕ, οι οποίες λειτουργούν στο πλαίσιο της Ένωσης και δημοσιοποίησης του αντίστοιχου έργου (στον ιστότοπο της Ένωσης).
ε. Δημοσιότητας και Οργάνωσης συνεδρίων & άλλων επιστημονικών συναντήσεων
- Θέματα δημοσιοποίησης των δραστηριοτήτων της Ένωσης τόσο σε επιστημονικά περιοδικά και forum όσο και στα ΜΜΕ (έντυπα ή ηλεκτρονικά).
- Θέματα επιστημονικής και οργανωτικής εποπτείας και υποστήριξης στα μέλη της Ένωσης που αναλαμβάνουν την οργάνωση συνεδρίων & επιστημονικών συναντήσεων, οι οποίες οργανώνονται υπό την αιγίδα της Ένωσης.
Το έργο καθεμιάς από τις Ομάδες Αρμοδιοτήτων συντονίζεται από ένα μέλος του ΔΣ, το οποίο ορίζεται με απόφαση του ΔΣ.
Οι συνεδρίες του ΔΣ πραγματοποιούνται μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας ή δια ζώσης κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου της Ένωσης. Οι δια ζώσης συνεδρίες λαμβάνουν χώρα κάθε δύο χρόνια, πριν την έναρξη του Συνεδρίου, κατά τη διάρκειά του και αμέσως μετά τη λήξη του. Οι ηλεκτρονικές συνεδρίες διακρίνονται σε τακτικές, που πραγματοποιούνται κάθε τρεις μήνες, και σε έκτακτες, που συγκαλούνται, όταν το ζητήσουν τρία τουλάχιστον μέλη του ΔΣ, για συζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων.
Για την πραγματοποίηση μιας δια ζώσης συνεδρίας απαιτείται ημερήσια διάταξη, η οποία προτείνεται από τον Πρόεδρο σε συνεργασία με τον/την Γραμματέα και περιλαμβάνει προτάσεις των υπόλοιπων μελών του ΔΣ. Η ημερήσια διάταξη θεωρείται ότι ισχύει μετά από έγκριση της πλειοψηφίας των μελών του ΔΣ. Η ημερήσια διάταξη αποφασίζεται τουλάχιστον ένα μήνα πριν τη συνεδρία. Σε αυτήν μπορούν να προστεθούν θέματα με απλή πλειοψηφία, εφόσον κατατεθούν έως και μια εβδομάδα πριν την έναρξη της συνεδρίας. Τα παραπάνω ισχύουν και για την πραγματοποίηση μιας τακτικής ηλεκτρονικής συνεδρίας, η διάρκεια της οποίας δεν μπορεί να υπερβαίνει τις δύο εβδομάδες.
Για την πραγματοποίηση μιας έκτακτης ηλεκτρονικής συνεδρίας είναι αρκετό το αίτημα ενός από τα μέλη του ΔΣ και η σύμφωνη γνώμη της πλειοψηφίας των μελών του. Μετά από αυτό, η ημερήσια διάταξη διαμορφώνεται από τον Πρόεδρο σε συνεργασία με το/τη γραμματέα, και κοινοποιείται στα μέλη δύο εβδομάδες πριν από τη συνεδρία. Μέχρι μια εβδομάδα πριν από την έναρξη της συνεδρίας, κάθε μέλος του ΔΣ έχει το δικαίωμα να προτείνει θέματα, τα οποία εντάσσονται στην ημερήσια διάταξη, με την προϋπόθεση ότι η πρόταση θα υποστηριχθεί από ένα ακόμη μέλος του ΔΣ.
Κάθε ψηφοφορία στο ΔΣ θα πρέπει να καταγράφεται με σαφή αναφορά στο ποιος την πρότεινε και πόσες θετικές, αρνητικές και λευκές ψήφους έλαβε.
Η ψηφοφορία στο ΔΣ είναι φανερή. Ωστόσο, οποιοδήποτε μέλος του μπορεί να ζητήσει τη διεξαγωγή μυστικής ψηφοφορίας για οποιοδήποτε θέμα.
Για κάθε συνεδρία κρατούνται από τον /την Γραμματέα πρακτικά. Οι συνεδρίες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο των Συνεδρίων μαγνητοφωνούνται και, με βάση την απομαγνητοφώνησή τους, συγγράφονται τα πρακτικά, αρχείο των οποίων διατηρείται από τον /τη Γραμματέα. Στην περίπτωση των ηλεκτρονικών συνεδριών, αντί των απομαγνητοφωνήσεων χρησιμοποιούνται τα γραπτά μηνύματα, τα οποία αποτελούν τα πρακτικά, αρχείο των οποίων διατηρεί ο/η Γραμματέας.
Περίληψη των πρακτικών που αφορούν στις δια ζώσης συνεδρίες του ΔΣ εμφανίζεται στο διαδικτυακό τόπο της Ένωσης, για ενημέρωση όλων των μελών. Για τον ίδιο λόγο, σχετικά με τις ηλεκτρονικές συνεδρίες, περίληψη των πρακτικών τους δημοσιοποιείται στην ιστοσελίδα της Ένωσης κάθε τρίμηνο.
Όταν ένα μέλος της Ένωσης παραιτείται πριν από τη λήξη της θητείας του, ένα νέο μέλος εκλέγεται, σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται από το Καταστατικό, για το υπόλοιπο της θητείας του αποχωρούντος μέλους.
Όταν μέλος του ΔΣ απουσιάζει από τις δια ζώσης συνεδρίες δύο φορές, αυτόματα θεωρείται ότι έχει παραιτηθεί και ένα νέο μέλος εκλέγεται, σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται από το Καταστατικό της Ένωσης.
Οποιαδήποτε τροποποίηση ή επέκταση του Εσωτερικού Κανονισμού της Ένωσης απαιτεί την ψήφο των 2/3 των μελών του ΔΣ και προϋποθέτει σχετική πρόταση από ένα τουλάχιστον μέλος του ΔΣ, με τη στήριξη ενός δεύτερου.
Ιούλιος 2007
