Οδηγός - Κανονισμός οργάνωσης συνεδρίων - 5. Οικονομικά ζητήματα

Τα έξοδα οργάνωσης και υλοποίησης ενός συνεδρίου αφορούν στους βασικούς τομείς που περιγράφονται παρακάτω.

Προσκεκλημένοι ομιλητές: (α) Κεντρικοί ομιλητές: έξοδα εγγραφής στο συνέδριο, μετακίνησης και διαμονής τριών προσκεκλημένων, δύο από το εξωτερικό και ενός από την Ελλάδα ή την Κύπρο και (β) Οργανωτές και εισηγητές στρογγυλής τράπεζας (μέχρι πέντε άτομα): έξοδα εγγραφής στο συνέδριο.

Υλικοτεχνική και τεχνολογική υποδομή: Έξοδα ενοικίασης χώρων και ηλεκτρονικού και οπτικο-ακουστικού εξοπλισμού για την εξυπηρέτηση των εργασιών του συνεδρίου

Γραμματειακή και γενικότερη υποστήριξη: Κόστος απασχόλησης ενός ή δύο ατόμων για τις ανάγκες γραμματειακής υποστήριξης των εργασιών του συνεδρίου

Δημοσιοποίηση: Έξοδα έντυπου ενημερωτικού υλικού (leaflets, αφίσες, επιστολές και φάκελοι με λογότυπο συνεδρίου, banners, stands,εναέριες αφίσες, κ.ά), καθώς και ηλεκτρονικής δημοσιοποίησης, ενημέρωσης και εξυπηρέτησης τόσο του επιστημονικού όσο και του υπόλοιπου μέρους του προγράμματος (δημιουργία, ενημέρωση και υποστήριξη του ιστότοπου του συνεδρίου)

Διατροφή συνέδρων: Έξοδα δεξίωσης υποδοχής των συνέδρων, 3 μεσημεριανών γευμάτων (ενός ανά ημέρα εργασιών του συνεδρίου) και 5 – 6 διαλειμμάτων καφέ (ενός πρωινού και ενός απογευματινού ανά ημέρα εργασιών του συνεδρίου)

Πρακτικά εργασιών του συνεδρίου: Κόστος έκδοσης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή τους.

Κοινωνικές εκδηλώσεις (προαιρετικά): 1- 2 πολιτιστικές εκδηλώσεις, 1 δείπνο (συνήθως την προ-τελευταία μέρα των εργασιών του συνεδρίου), εκδρομή διάρκειας μισής μέρας.

Διάφορα άλλα έξοδα: Αναλώσιμα, τσάντες/ φάκελοι συνέδρων, budges, κ.ά.

Οι οργανωτές του συνεδρίου υποχρεούνται να ετοιμάσουν και να υποβάλλουν στο ΔΣ της Ένωσης προκαταρκτικό προϋπολογισμό των εξόδων του συνεδρίου το αργότερο μέχρι την 30^η Ιουνίου του έτους πραγματοποίησης του συνεδρίου, με ανάλυση του προβλεπόμενου κόστους καθενός από τους παραπάνω τομείς (βλέπε πρότυπο φύλλο στο Παράρτημα Ι).

Το ΔΣ συζητά και, στη συνέχεια, αποφασίζει είτε την έγκριση του προκαταρκτικού προϋπολογισμού είτε την τροποποίησή του και εξουσιοδοτεί τον Ταμία της Ένωσης για την εποπτεία της πορείας υλοποίησής του σε συνεργασία με τον/την Πρόεδρο της Τοπικής Οργανωτικής Επιτροπής. Για οποιαδήποτε απόφαση που μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική απόκλιση από τον εγκεκριμένο προκαταρκτικό προϋπολογισμό θα πρέπει να ενημερώνεται γραπτώς το ΔΣ της Ένωσης.

Η Τοπική Οργανωτική Επιτροπή (ΤΟΕ) αναμένεται να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να διατηρηθεί το κόστος συμμετοχής στο συνέδριο σε χαμηλά επίπεδα, ιδιαιτέρως για φοιτητές και, ενδεχομένως, εκπαιδευτικούς (ακόμη και ορίζοντας ειδικές, χαμηλότερες τιμές εγγραφής για τους τελευταίους).

Αν και η Τοπική Οργανωτική Επιτροπή (ΤΟΕ) δεν αναμένεται να έχει ζημία, αν αυτό συμβεί, θα πρέπει να ενημερώσει γραπτώς το ΔΣ της Ένωσης, το οποίο θα διερευνήσει τις δυνατότητες συμβολής στην κάλυψή της. Αντιστοίχως, στην περίπτωση που υπάρξει κάποιο κέρδος, αυτό θα πρέπει να μεταφέρεται στο λογαριασμό της ΕΝΕΔΙΜ, μετά από σχετική συνεννόηση μεταξύ του Ταμία της Ένωσης και του Προέδρου της ΤΟΕ και σχετική, γραπτή ενημέρωση από τον τελευταίο του ΔΣ.

Ο Πρόεδρος της ΤΟΕ ενός συνεδρίου υποχρεούται να υποβάλει τον τελικό προϋπολογισμό του στο ΔΣ της Ένωσης το αργότερο μέχρι την 31^η Ιουνίου του επόμενου έτους από αυτό της πραγματοποίησης του συνεδρίου (Παράρτημα Ι). Το ΔΣ, αφού συζητήσει επί αυτού, αποφασίζει για την αποδοχή του ή μη και ενημερώνει σχετικά τον Πρόεδρο της ΤΟΕ.