Οδηγός - Κανονισμός οργάνωσης συνεδρίων - 3. Δημοσιοποίηση και ενημέρωση

Η ιστοσελίδα του συνεδρίου αποτελεί κομβικό σημείο σε ζητήματα δημοσιοποίησης, ενημέρωσης των συνέδρων σχετικά με την πορεία υλοποίησης του συνεδρίου και επικοινωνίας τους με τους οργανωτές του. Κατά συνέπεια, η δημιουργία της σηματοδοτεί, ουσιαστικά, την έναρξη του συνεδρίου και τοποθετείται χρονικά το αργότερο ένα χρόνο πριν την πραγματοποίησή του (Νοέμβριος του Χ-1 έτους).

Σημαντικούς σταθμούς στην πορεία δημοσιοποίησης του συνεδρίου και, στην πραγματικότητα, της οργάνωσής του αποτελούν οι αναρτήσεις της Πρώτης και της Δεύτερης Ανακοίνωσης στην ιστοσελίδα του, οι οποίες τοποθετούνται χρονικά το αργότερο στο τέλος Νοεμβρίου του Χ-1 έτους και στο τέλος Μαΐου του Χ- έτους, αντιστοίχως.

Η Πρώτη Ανακοίνωση θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Γενικά στοιχεία για την ΕΝΕΔΙΜ, στοιχεία εγγραφής στην Ένωση και επικοινωνίας με τη Γραμματεία της
• Το θέμα του συνεδρίου και τις θεματικές ενότητες, τον τόπο, τις εγκαταστάσεις και τους χώρους, καθώς και τις ημερομηνίες διεξαγωγής του
• Γενικές πληροφορίες για το Επιστημονικό Πρόγραμμα του συνεδρίου
• Πρόσκληση για υποβολή εργασιών οποιασδήποτε κατηγορίας, σχετικές οδηγίες συγγραφής και υποβολής, προθεσμίες υποβολής (που είναι σημαντικό να μην ανατρέπονται)
• Τη σύνθεση της Επιστημονικής Επιτροπής και της Τοπικής Οργανωτικής Επιτροπής
• Στοιχεία επικοινωνίας με τη Γραμματεία του συνεδρίου και τον Πρόεδρο της ΕΕ
• Γενικές πληροφορίες για τον τρόπο εγγραφής και την εμπρόθεσμη και εκπρόθεσμη εγγραφή
• Κάποια πρώτα στοιχεία για τις δυνατότητες μετακίνησης και διαμονής των συνέδρων στον τόπο πραγματοποίησης του συνεδρίου

H Δεύτερη Ανακοίνωση, αντιστοίχως, περιλαμβάνει όλα τα παραπάνω, με τελικά στοιχεία και συγκεκριμένες πληροφορίες για όλα τα ζητήματα και, επιπλέον:

• Τους κεντρικούς ομιλητές και τα μέλη του πάνελ
• Περισσότερα στοιχεία για τις κοινωνικές και πολιτιστικές εκδηλώσεις που προγραμματίζονται στο πλαίσιο του συνεδρίου, όπως και πληροφορίες για την μετακίνηση και διαμονή των συνέδρων.

Οι δύο παραπάνω ανακοινώσεις αναρτώνται στην ιστοσελίδα του συνεδρίου, όπως και κάθε άλλη πρόσθετη ή διευκρινιστική πληροφορία, που θα κριθεί αναγκαίο να δημοσιοποιηθεί από την ΕΕ οποιαδήποτε στιγμή στην πορεία οργάνωσης του συνεδρίου.

Στην ιστοσελίδα του συνεδρίου μπορεί, επιπλέον, να προβλεφθεί χώρος για ανάρτηση υλικού προς μελέτη από τους συνέδρους, να προσφερθεί η δυνατότητα οργάνωσης ενός forum για κάποιες ομάδες συνέδρων (π.χ., των μελών των Ομάδων Ειδικού Ενδιαφέροντος) και, γενικά, να ενθαρρυνθεί η μέγιστη δυνατή επικοινωνία και αλληλεπίδραση μεταξύ των συνέδρων πριν την πραγματοποίηση του συνεδρίου.